今回は、ビジネスの効率化、生産性を上げる話しです！
しんまちは、食品メーカーの営業として働いておりますが、
とにかく会議、打ち合わせ、ミーティングの時間がとにかく長いです。
- 会議の時間を短くしたいって人！
- 会議の内容を良くしたい！効率化したい！って人
- 会議の参加のやり方をもっと効率的にしたいって人！
はじめに
著者の「山本 大平」さんの経歴がけっこう異色でした！
- 京都大学を卒業し、トヨタ自動車に入社
- TBSテレビへ転職
- 外資系コンサル会社アクセンチュアに転職
- マーケティング総合支援会社「F6Design株式会社」を設立
トヨタ流の会議のやり方！
さて、本題です！まず、トヨタはギガ速でコミュニケーションをしていると言われてます。
「とにかく無駄を嫌う」というトヨタ文化。
トヨタでは、「会議は30分！」と言われていた。
ほとんどの他の企業では会議の時間は1時間と設定しているが、ほとんどの会議は30分で終わらせられるとのこと。
管理職クラスの人は、1日1回の会議がめずらしくないと思いますが、仮にもし1時間の会議が30分に短くなったら・・・
- 年間の平日は240日とすると、年間240日会議することになります。
- すると、120時間の短縮！
- 1日8時間労働と考えると15日分にもなります！
トヨタの会議のやり方
さきほども書きましたが、トヨタでは「会議は30分！」と言われるとのことです。
トヨタは会議が始まるやいなや、すぐに議題の確認と本質的な議論へ移ります。
30分で終えるには事前の準備も欠かせません。
- 関係者には、前もってその会議で話しあう議題を周知しないといけない。
- 会議の事前共有ができてないないと、担当者のところに参加予定者から「議題はどうなっているか？」と矢の催促が来る。
- 会議開催の必須条件
- 逆に会議の主催者側は、議題の事前共有さえしていれば、それ以上の準備はあまり求められなかった。
- 各参加者が事前に共有された議題に沿って、必要な情報や資料を準備してくれる。
- その会議後は、各参加者が動いた結果の情報交換から始まり、その後いきなり意見交換になる。
- このサイクルを回すため、会議の最後には「次は何を打ち合わせるか」を決めて終わらせなければならなくなる。
それでも、30分で足りなくなることもあった。
しょうがないときは、延長するとのことですが30分までと決めているとのことです。
定例会議は必要ですか？
そもそもトヨタは定例会議がないとのことです。
多くの日本企業には「定例会議」」なるものが存在している。
- 定例会の時間がだいたい1時間以上
- 営業数字の確認
- このぐらいならいいが、マネジメント層の精神論の訓示、雑談とかやる。
これが1〜2時間ぐらい。ホントこんな内容をダラダラやります。
マジで生産性低い・・・
上司の付添いは認めない
トヨタの場合、会議に出席するメンバーについて、上司と部下が2人で会議に参加することが基本的に許されなかったそうです。
経験の浅い若手社員は、戸惑ったり失敗したりしますが、早い段階から常にプロとして自覚を持たせる意図があり、
トヨタ上司Aしんまち(大学生のとき)
という風に悪い循環ができてしまうね！
トヨタの会議には、他にもこんなルールが！？
トヨタは時間を大切にする文化です。
他にも会議にはこんなルールがあるそうです。
ホワイトボードをそのまま議事録にする
トヨタは、会議後にわざわざ議事録を作ったりしません。
板書した内容をそのまま議事録にするそうです。
やり方は、板書した内容をそのままプリントアウトできたり、データ化できるホワイトボードの機能をフル活用します。
会議の内容を書いたホワイトボードをそのままプリントアウトし配ったり、PDF化して参加者や上司にメールしたりするそうです。
一般企業なら、スマホで撮る写真でも十分代用できますね！
リアルタイム要約力
ホワイトボードに板書する人は、ただ議論されている内容を書くだけでなく、リアルタイムで要約できるスキルが求められます。
「リアルタイム要約力」のやり方
- 議題の問題や原因である「真因」（影響が大きそうなこと）を探る。
- それに対する「暫定対策」（正式に対策をするまでの臨時の対策や一時的な対策）と
- 「恒久対策」（その場しのぎでないような、長期的な対策や根本的な解決策のこと）を検討し実行するものを決める
- 高速でPDCAを回す。
いきなり議論に入っていいか最初の5秒で判断する
しんまち(大学生のとき)
メリット
- コンディションもよければ、顔も上がっていて主催者に視線が集まる。表情や雰囲気もピリッとします。
- 毎回そのようにはならない。5秒くらいで冒頭の雰囲気をパッと読み取って、少し緩んでいる人もいるなと感じたら、「みなさん、この前までの流れを覚えてますか？」と参加者に声をかけ手短に前回までのおさらいをして、参加者全員のマインドを整えます。
- 時間にして30秒ぐらい
会議ではメモなし！
トヨタの会議では、基本的にメモをとることがないそうです。
相手の顔をしっかりと見ながら、話しを聞けばより早く、より深い理解ができる。
メモをとってないと「真剣に聞いてない！」などと怒られるような会社もありますが、ただそのメモってあとから見返すことってほとんどありませんよね？
議題に興味があるならメモを取らなくても忘れない。
例えば、M1の決勝をみながら、メモをとりませんよね？普通に聞くだけでおおよそどんな内容の漫才かは記憶できます。
基本的に言葉さえわかれば、人間はメモがなくても聞いたりした内容は脳に記憶されます。
あまり興味がわかないけれど、覚えて置かなければならない内容なら会議や打ち合わせが終わったあとに要点や数字だけをメモをする。
あくまでもリアルタイムの会議の場では、相手の話しに集中しましょう。
会議や打ち合わせの最中にもメモをとるだけの余裕があるなら、むしろ相手に対してさらなる情報を求めるのもおすすめです。
会議中の情報の求め方！
- 相手の情報に対して「なぜ？」を何度か繰り返す。トコトン相手の真意を探る。
- そうすることで深いところまで情報や知見が得られるし、自分自身が言葉を発しているのでコミュニケーションの内容はメモをとる場面よりも数段深くまで脳にインプットされます。
できることからやってみます！
まとめ
それでは、今回のブログについてまとめていきます！
トヨタ流の会議のやり方
トヨタ流の会議のやり方！
- 「とにかく無駄を嫌う」というトヨタ文化。「会議は30分！」と言われる。
- もし1時間の会議が30分短くなったら、年間120時間、約15日分にもなる！
- トヨタの会議のやり方：すぐに議論の確認と、本質的な議論へ移る。
- 関係者には、前もってその会議で話し合う議題を周知しないといけない。
- 「次は何を打ち合わせるか」を決めて終わる。
- 定例会議は不要！：そもそもトヨタには定例会議がない。
- 定例会あるある：営業数字の確認。マネジメント層の精神論の訓示、雑談とかやる。
- 上司の付添いは認めない！：トヨタの場合、会議に参加するメンバーについて、上司と部下が参加することが認められなかった。
- 「お互い大人なんだから、いつまでも甘えんなよ！」と早い段階からプロ意識を持たせる意図があった。
- 上司側も仕事を任せられないタイプの人は、本来の自分の仕事に専念できてない。
トヨタの会議には、他にもこんなルールが！
他にもこんなルールが！
- ホワイトボードをそのまま議事録に！：板書した内容をそのままプリントアウトやPDF化して、関係者へ提出できるようにする！
- スマホで撮る写真でも代用可能！
- リアルタイム要約力
- 真因（影響が大きそうなこと）を探り→対する暫定対策（対策するまでの一時的な対策）→恒久対策（根本的な対策、解決策）を決める→高速でPDCAを回す。
- いきなり議論に入っていいか最初の5秒で判断する！：最初に参加者の様子や表情、全体の雰囲気を読み取る。
- 参加者のコンディションがイマイチなときは意識を集中させる間を取ったりする。
- 「みなさん、この前までの流れを覚えてますか？」と参加者に声をかけ手短に前回までのおさらいをして、参加者全員のマインドを整えます。
- 会議ではメモなし：相手の顔を見ながら、話しを聞けばより早く、より深く理解できる。
- 基本的に言葉さえわかれば、人間はメモがなくても聞いたりした内容は脳に記憶されます。
- メモってあとから見直すことはほとんどない。
- メモをとる余裕があるなら、相手の情報に対して「なぜ？」を繰り返す。相手の本意を探る。
- そうすることで深いところまで情報や知見が得られるし、言葉を発しているのでメモをとる場面よりも数段深くまで脳にインプットされます。
いかがだったでしょうか？
次の社内会議からメモをとらないようにするとか、「なぜ？」を武器に相手の真意を探るようなことをしてみようかな？と思いました！
社内会議の内容を改善するべく燃えております！
今回もありがとうございました！では、また〜！